Dashboard De Gestão RPA – Smarthis Hub

Contexto

RPA ou Robot Process Automation permite que processos repetitivos e morosos sejam automatizados, permitindo que as pessoas se dediquem a tarefas mais intelectuais, como a análise daqueles outputs, estratégia etc..

O Dashboard de RPA facilita a gestão dessa operação, permitindo que as empresas acompanhem a ocupação dos seus robôs em diferentes faixas de horários, quais processos estão trazendo maior ou menor retorno, dentre outros indicadores.

Atuação e aprendizados

Atuei neste projeto de ponta a ponta como Product Designer, desde o levantamento de dúvidas e necessidades dos usuários, melhoria na visualização de dados, adição de funcionalidades, até a prototipação e testes de usabilidade.

Ele me permitiu estudar e explorar mais a área de visualização de dados e transformou a forma como vejo e lido gráficos, seja em apresentações ou em produtos digitais.

Equipe:

Loise Lobo e Raphaela Diniz

Versão anterior

Todos os dados presentes nas imagens são fictícios.

Análise heurística e pesquisa

Comecei com a análise heurística da versão anterior e lá já foi possível constar alguns problemas de visualização de dados além de inconsistências em writing que prejudicavam o entendimento e o preenchimento correto de alguns dados. Após isso, pude participar de conversas com usuários e entender suas principais dúvidas e necessidades.

Para ter um embasamento mais quantitativo, também criamos um formulário para avaliar quais análises eram mais relevantes para os gestores, a média de robôs por empresa, como funcionava a gestão RPA e o compartilhamento desses dados.

Análises importantes x gráficos mais adequados

Em sua versão inicial, o Dashboard de RPA possuía alguns problemas de visualização de dados, como gráficos inadequados para o tipo de análise feita, dificuldade de leitura, entre outros.

Para tratar a visualização de dados, quebramos o dashboard gráfico a gráfico, destacando a análise a ser feita e os problemas encontrados. Após essa avaliação, começamos a esboçar gráficos que resolvessem os problemas encontrados tentando evoluir para que não só melhorassem a leitura, mas, sempre que possível, trouxessem um insight extra relevante para os usuários do Dashboard.

ROI/Retorno

Os gráficos do ROI começaram mudando de formato para barras para melhorar a comparação entre processos, depois associando os dados de retorno em horas aos de retorno financeiro para que facilitasse a análise dos processos como um todo. Por fim, ganharam um painel que destaca o maior e o menor retorno de toda a operação RPA.

Taxa de sucesso e status das execuções de processos

Mapa de Calor (Taxa de ocupação dos robôs)

Estudo inicial para modificações no mapa de calor da taxa de ocupação dos robôs

Renomeando e reorganizando

Após definir os gráficos, revisamos a arquitetura de informação e os termos utilizados.
Para facilitar a navegação, também adicionamos descrições que indicam o que pode ser encontrado em cada página ativadas quando o cursor passa por cima dos botões.

Coletando mais informações

A maioria das informações do Dashboard de RPA vêm diretamente do Orquestrador UiPath. Porém, algumas informações relevantes para o cálculo do ROI e insights extras não estão disponíveis no mesmo e para isso devemos sinalizar que esses dados precisam ser preenchidos.

Estado vazio da aba ROI, com CTA que redireciona para Configurações > Processos, onde a pessoa usuária pode adicionar as informações dos processos que não estão disponíveis na fonte dos dados do Dashboard

Novos processos implementados na operação RPA do cliente aparecem automaticamente no Dashboard. Isso não inclui essas informações extras. Para facilitar a identificação de processos novos ou com dados incompletos, utilizamos ícones e tooltips para sinalizar esses status.

Página para visualização e edição de processos, onde é possível filtrar por áreas ou pela completude dos dados. Campo de apelido serve para contornar nomes pouco intuitivos extraídos do orquestrador.

Nova identidade visual

Cores

Além das melhorias na usabilidade, o Dashboard adotaria uma nova identidade visual, que acompanharia a identidade visual da Smarthis.

Inicialmente testamos os gráficos e o dashboard com as cores da Smarthis, mas adaptamos alguns tons para uso nos gráficos que nos permitiram ter mais contraste mesmo no mapa de calor.

Cores finais do mapa de calor (testadas tanto via plugins e testes com pessoas daltônicas)

Iconografia

Adotamos ícones mais consistentes e pregnantes, mas ainda lineares, o que nos permitiu diferenciar os diversos estados de elementos interativos não apenas na mudança de cor mas em preenchimentos pontuais.

ícone linear preto representa o estado padrão/*default*, já o ícone linear preto com algum preenchimento em verde representava o *hover* e, por fim, ícones verdes em fundo preto representavam o estado ativo de uma aba.

Buscamos imagens que representassem os benefícios da operação RPA, tanto em robôs amigáveis dispostos a auxiliar, quanto em colaboradores mais satisfeitos com o trabalho.

Ícones lineares em azul escuro utilizados em caráter mais informativo nos destaques do Dashboard

Novas features e visualizações

Filtros e atalhos

Adicionamos atalhos para filtros de períodos, destacamos ícones que ativavam o seletor de data, disponibilizamos a opção “todos” nos demais filtros e sinalizamos no input o que havia sido selecionado.

1. Período personalizado 2. Atalhos de filtros por período “Hoje”, “Ontem”, “Últimos 7 dias” etc.. 3. Input Área com opção “Todos”. 4. Input Área com “Jurídico”, “Financeiro” e mais uma área selecionada.

Download de gráficos e ampliação

Adicionamos a opção de ampliar o gráfico, permitindo uma análise mais detalhada e também o botão de download, para facilitar o compartilhamento para apresentações ou insights específicos relevantes para os usuários.

Ampliação do gráfico de ocupação de robôs por faixa de horário, agora com sinalização de “Ocupação máxima”.

Ordenação e detalhamento

Dois parâmetros importantes no RPA são a redução de custos e o tempo retornado. Conversando com usuários para entender como essas análises eram feitas no dia a dia e, para facilitar esse dinâmica, agora permitimos ordenar de acordo com o que for mais relevante no momento.

Testes de usabilidade

Executamos os testes com diferentes perfis de usuários, ampliando o grupo para que o dashboard se adequasse a realidade de projetos pequenos ou grandes (em que gestores, analistas e até estagiários dependem dos dados da operação).

Obtivemos bons resultados, boa leitura dos gráficos. Fizemos alguns ajustes em nomes de gráficos e unidades para melhorar o entendimento.

Com base em testes e em conversas com gestores, disponibilizamos uma nova opção de detalhamento no mapa de calor, para auxiliar na alocação de novos processos.

Além da média geral, agora mostramos a média individual (robô a robô), permitindo maior entendimento e comparação entre a ocupação dos robôs em cada faixa de horário

Detalhamento por hora, disponível para períodos mais curtos, facilita a alocação de novos processos em janelas de tempo específicas.

Protótipo

Gráfico de Tempo de Execução por Processos que agora, além de comparar o tempo gasto pelo RPA ou por um colaborador, também vem acompanhado de uma tabela destacando o retorno em horas de cada processo

Detalhes sobre execução dos processos mostrados de forma aberta

Estado vazio da página de Retorno (ROI) e configurações (áreas e edição de processos)

📚Estudos em Data Design

Durante o projeto estudei alguns materiais sobre Data Design, aqui estão os que mais me ajudaram na melhoria da visualização de dados e na disponibilização de novos insights para os usuários do Dashboard de RPA.